Jeden Tag öffnet ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens eine E-Mail-Bestellung und gibt sie manuell in Ihr ERP-System ein. Diese KI liest jede Bestellung sofort nach ihrem Eingang und überträgt sie direkt in Business Central, SAP, Sage oder über 400 weitere Systeme. Für Ihre Kunden ändert sich nichts. Die manuelle Eingabe entfällt.
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Vertriebsleiter, Lebensmittelgroßhandel
COO, Baustoffe
Geschäftsführer, Produktion
Die meisten B2B-Aufträge wurden nie online abgewickelt, und das wird auch nicht passieren. Ihre Kunden schicken Ihnen eine E-Mail, fügen ein PDF bei oder senden eine Tabelle. Dann öffnet ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens jede einzelne Datei und gibt die Daten manuell in Ihr ERP-System ein. Das erscheint ganz normal, weil es jeder so macht. Rechnet man die Stunden, die Tippfehler und die Person, die die Eingabe vornimmt, zusammen, ist dies eine der teuersten Gewohnheiten im Unternehmen.
Ihr Team trägt jede per E-Mail eingegangene Bestellung Zeile für Zeile in Business Central ein. Das sind genau die Mitarbeiter, die Sie für die Kundenbetreuung einsetzen möchten – und nicht für die Eingabe von Daten.
Große Händler senden ihre Bestellungen als PDF-Dateien, die jeweils ein anderes Layout haben. Ihr Team tippt sie neu ab. Da niemand diese Einkäufer dazu bewegen kann, ihr Vorgehen zu ändern, müssen die Bestellungen genau so bearbeitet werden, wie sie eingehen.
Produkt-SKUs, Mengen und Daten werden manuell, Auftrag für Auftrag, in Ihr ERP-System eingegeben. Das System läuft ohne Ausfälle, und genau das macht die Kosten unsichtbar.
Die Kosten der manuellen Auftragserfassung bestehen nicht nur in den Arbeitsstunden, sondern auch darin, wer diese Zeit aufwendet. Vertriebsmitarbeiter, die Einzelposten abtippen, schließen keine Geschäfte ab. Servicemitarbeiter, die PDF-Dateien abtippen, lösen keine Probleme. Wenn man den Prozess optimiert, werden die Mitarbeiter entlastet. Niemand verliert dadurch seinen Arbeitsplatz. Was wegfällt, ist die Dateneingabe.
Der wahre Preis eines Auftrags ist nicht der Auftrag selbst. Es ist eine Stunde aus dem Arbeitstag eines Vertriebsmitarbeiters, die sich bei jedem Auftrag und jeden Tag wiederholt.
Eine falsche Artikelnummer oder Menge führt zu einer Gutschrift, einer Nachlieferung und einem entschuldigenden Anruf. Wird ein Fehler erst spät entdeckt, kostet er mehr als die Bestellung, die dadurch zunichte gemacht wurde.
Alles, was außerhalb der Geschäftszeiten eintrifft, wird in die Warteschlange gestellt, bis sich ein Mitarbeiter darum kümmert. Wird es jedoch sofort nach dem Eintreffen erfasst, beginnt die Bearbeitungszeit sofort zu laufen.
Die KI übernimmt die Dateneingabe. Ihr Team behält die Entscheidungsgewalt. Nichts gelangt in Ihr ERP-System, bevor es nicht geprüft wurde.
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E-Mail-Text, PDF, Excel, CSV. Für Ihre Kunden ändert sich nichts, und es muss kein Portal eingerichtet werden.
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Das System ruft Artikelnummern, Mengen, Daten und Referenzen ab und ordnet sie dem richtigen Kunden und Ihrem Artikelstamm zu.
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Bei Fällen, bei denen man sich sehr sicher ist, geht es direkt weiter. Bei Unklarheiten wird eine konkrete Frage gestellt, die innerhalb von Sekunden beantwortet wird. Keine stillen Vermutungen.
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Ein strukturierter Kundenauftrag, bereit zur Abwicklung. Jeder Schritt wird protokolliert und lässt sich Zeile für Zeile mit Ihrem ERP-System abgleichen.
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Das ist kein Chatbot, den man bei jeder Bestellung erst aktivieren muss. Es handelt sich um eine zweckgebundene speziell entwickelte KI, die auf Ihren ERP-Daten, Ihrem Katalog, Ihren Preisen und der Bestellhistorie Ihrer Kunden aufbaut und diese nutzt, um jede Bestellung sofort nach Eingang zu erfassen.
Artikelnummern, Stückzahlen, Preise und kundenspezifische Begriffe werden in Echtzeit aus Ihrem ERP-System abgerufen, sodass die KI nicht nur das, was ein Kunde eingegeben hat, sondern auch dessen tatsächliche Absicht erkennen kann.
Jede Zeile erhält eine Zuverlässigkeitsbewertung, bevor sie weitergeleitet wird. Zeilen mit hoher Zuverlässigkeit werden direkt weitergeleitet; alles, was unterhalb dieser Schwelle liegt, wird angehalten und an einen Mitarbeiter weitergeleitet, wobei der Grund angegeben wird.
„Das Übliche“, „wie beim letzten Mal“ – ein nur teilweise eingegebener Produktname, der mit der Bestellhistorie dieses bestimmten Kunden abgeglichen wird, nicht mit einem allgemeinen Wörterbuch.
Wenn eine Zeile markiert wird, sieht Ihr Team, warum bestimmte SKUs übereinstimmten, was unklar ist und welche Auswahl die KI getroffen hätte. Nichts ist eine Black Box.
Allgemeine KI-Assistenten eignen sich hervorragend zum Beantworten von Fragen und zum Verfassen von Texten. Die Bearbeitung Ihrer Bestellungen ist jedoch eine ganz andere Aufgabe: Bei jeder eingehenden E-Mail muss ein Prozess automatisch ausgelöst werden, der Ihren Katalog und Ihre Kunden bereits kennt, strukturierte Daten in Ihr ERP-System einträgt und einen Nachweis hinterlässt, den Ihr Team überprüfen kann. Genau diese Lücke soll diese KI schließen.
| B2Bware AI | ChatGPT, Claude und andere allgemeine KI-Assistenten | |
|---|---|---|
| Wie es anfängt | Wird bei jeder eingehenden Bestellung automatisch ausgeführt | Jemand muss die E-Mail bemerken und sie einfügen |
| Was es weiß | Ihr aktueller Katalog, Preise und Kundenhistorie | Es gibt keine Informationen zu Ihren Produkten oder Kunden, es sei denn, Sie geben diese jedes Mal manuell ein. |
| Was dabei entsteht | Ein strukturierter Auftrag, der in Ihr ERP-System eingetragen wurde | Eine Textantwort, die noch jemand in das ERP-System eingeben muss |
| Mit Unsicherheit umgehen | Vertrauensbewertung pro Zeile; nur echte Ausnahmen erreichen eine Person | Eine allgemeine Antwort, ohne integrierten Schritt „Diese Zeile markieren“ |
| Aufzeichnungen | Jeder Auftrag wird erfasst und mit Ihrem ERP-System abgeglichen | Es gibt keinen Datensatz, der mit Ihren Geschäftssystemen verknüpft ist |
| Maßstab | Läuft unbeaufsichtigt und verarbeitet täglich Hunderte von Aufträgen | Eine Bestellung, eine Person, eine Eingabe nach der anderen |
| Konsistenz | Jedes Mal das gleiche strukturierte Ergebnis, in jedem beliebigen Format | Das Ergebnis hängt von der Eingabeaufforderung und der Person ab, die den Text verfasst |
| Entwickelt für | Ihr Order-to-ERP-Prozess – vom ersten Tag an | Allgemeine Unterhaltung – manuell in einen Arbeitsablauf umgewandelt |
Neue Integrationen werden aus zwei Gründen abgelehnt: aus Sicherheitsgründen und wegen des Aufwands bei der Anbindung an das ERP-System. Hier ist das Grundprinzip, aus dem sich alles andere ergibt: B2Bware ist eine Verarbeitungs- und Integrationsschicht, kein neuer Speicherort für Ihre Daten. Ihr ERP-System bleibt die einzige Quelle der Wahrheit. Daten und Kontrolle verbleiben bei Ihnen.
Großhändler, Vertriebsunternehmen und Hersteller, deren Kunden per E-Mail und PDF bestellen und sich davon nicht abbringen lassen.
Wir zeigen Ihnen genau diese Aufträge, die in eine Sandbox-Kopie Ihres ERP-Systems einfließen – ohne Zugriff auf die Produktionsumgebung, ohne Verpflichtungen und ohne Auswirkungen auf Ihre Kunden. Sie sehen genau, was Ihr Team nicht mehr eingibt.
Nein. Sie versenden ihre Bestellungen weiterhin genau wie bisher per E-Mail – als PDF-Anhänge, im E-Mail-Text oder als Excel-Dateien. Für sie ändert sich nichts.
Ein strukturierter Kundenauftrag, der direkt in Ihr ERP-System eingetragen wird und sofort zur Bearbeitung bereitsteht. Jeder Schritt wird protokolliert, sodass Ihr Team ihn Eintrag für Eintrag mit den ERP-Daten abgleichen kann.
B2Bware bietet über 400 Konnektoren für Business Central, SAP, Dynamics, Sage, Odoo, Oracle, Infor, Epicor und weitere Systeme an, darunter auch Nischensysteme für einzelne Branchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr System auf der Liste steht, senden Sie uns die Informationen zu, und wir werden dies für Sie überprüfen.
Nein. Ihr ERP-System bleibt die einzige zuverlässige Datenquelle. Die KI liest Ihren Katalog, Ihre Preise und Ihre Kundendaten in Echtzeit direkt aus Ihrem ERP-System aus. Es werden keine Daten verschoben oder dupliziert.
Nein. B2Bware ist eine Verarbeitungs- und Integrationsschicht, die auf Ihrem bestehenden ERP-System aufsetzt. Es erfasst Bestellungen über standardmäßige, authentifizierte APIs – genau so, wie es Ihr Team tun würde.
Nein. Jeder Kunde wird in einer separaten, schlüsselisolierten Umgebung betrieben. Ihre Bestellungen werden in Ihrer Umgebung bearbeitet und in Ihr ERP-System geschrieben – sie werden niemals an andere Kunden oder Dritte weitergegeben.
Ja. Jeder Vorgang wird protokolliert: was eingegangen ist, wann, aus welcher Quelle und mit welchem Ergebnis. Ihr Team hat vollständigen Überblick und kann die Daten Zeile für Zeile mit dem ERP-System abgleichen.
Das System ruft Ihren Katalog, Ihre Preise und die Bestellhistorie Ihrer Kunden in Echtzeit aus Ihrem ERP-System ab. Es kann erkennen, was ein Kunde meint – nicht nur, was er eingegeben hat – und lernt die Eigenformulierungen jedes Kunden, einschließlich Ausdrücke wie „das Übliche“ oder „wie beim letzten Mal“.